Acta

Etimología

En su etimología, esta palabra es de origen latino en el término acta, con idéntico significado, y forma plural de ‘actum’, que significa “hecho” o “acción”. En el uso legal, es un documento escrito que registra los detalles de una transacción o un acontecimiento. En el contexto de una reunión o asamblea, corresponde a un registro escrito de lo que se ha discutido y acordado.

Principales características de un acta

En el mundo de las empresas, las actas son documentos legales que se deben redactar y guardar, ya que son necesarios para cumplir con las regulaciones legales y fiscales. Por ejemplo, las actas de las juntas de accionistas son esenciales para registrar los acuerdos y decisiones tomados en una junta de accionistas.

El acta es un documento escrito que tiene como objetivo dejar un precedente de un evento o una reunión. El origen del acta se remonta a la antigua Roma, donde se utilizaban para registrar las decisiones de los órganos de gobierno y las reuniones de los ciudadanos.

En la Edad Media, las actas se utilizaban para dejar memoria de las decisiones de las instituciones religiosas y las transacciones comerciales. Con el tiempo, se convirtió en una herramienta crucial en la administración de justicia, ya que se empleaba para registrar las declaraciones de los testigos y las sentencias de los jueces.

La Declaración de Independencia de los Estados Unidos de América es considerada como una de las actas más importantes en la historia. Fue redactada por Thomas Jefferson en 1776 y proclamaba la independencia de las Trece Colonias de América del Norte de Gran Bretaña. El acta fue aprobada por el Congreso Continental el 4 de Julio de 1776.

La Declaración de Independencia estableció las fundamentales ideas de libertad, igualdad y derechos naturales, que han sido la base para la creación de la Constitución de los Estados Unidos y de muchas otras constituciones democráticas en todo el mundo. El acta también sentó las bases para la creación de un nuevo país y su sistema de gobierno.

Otra acta valorada como una de las más relevantes en la historia, es la Declaración Universal de Derechos Humanos. Fue proclamada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en 1948 y establece los derechos fundamentales y las libertades universales de todas las personas. La Declaración establece derechos civiles y políticos, como la libertad de expresión y de reunión pacífica, y derechos económicos, sociales y culturales, como el derecho a una educación y a un trabajo digno.

En la época moderna, el uso de las actas se ha extendido a una gran variedad de campos, como las reuniones de negocios, las asambleas de accionistas y las sesiones de los parlamentos. También se usan en eventos académicos y científicos para grabar los procedimientos y los resultados de las investigaciones.

En la actualidad, las actas son una herramienta significativa en la toma de decisiones y en la gestión de una gran variedad de organizaciones.

Además de su función de registro, las actas también juegan un papel importante en la transparencia y la rendición de cuentas. Al tomar nota de los acuerdos y las discusiones de una reunión, estas proporcionan una crónica detallada de lo que se ha discutido y acordado, lo que permite a los interesados ​​verificar que las determinaciones se tomaron de manera justa y transparente.

En las empresas, las actas son especialmente importantes para registrar las disposiciones de los órganos de gobierno, como el consejo de administración y la junta de accionistas. Estos documentos son esenciales para garantizar que el proceder de la empresa se asuma de manera legal y ética, y para proporcionar una crónica de la historia de la compañía.

En el ámbito académico y científico, las actas son utilizadas para dejar un precedente escrito de los procedimientos y los resultados de las investigaciones. Estos documentos son vitales para probar la transparencia y la replicabilidad de los resultados, y para brindar un registro detallado de las investigaciones realizadas.

Es importante destacar que las actas deben ser redactadas con precisión y objetividad, para asegurarse de que reflejen con precisión lo que se discutió y acordó en una reunión. Es recomendable que sean escritas por una persona imparcial, que no haya tomado parte en la reunión y que pueda garantizar la precisión y la objetividad del documento.

Además, es importante asegurar que las actas sean legibles y fáciles de entender, para que cualquier persona interesada pueda comprender lo que aconteció. Es recomendable incluir un resumen de las principales decisiones y discusiones, así como una lista de los asistentes a la reunión y los temas tratados.

Otra característica importante de las actas es que deben ser archivadas y almacenadas de manera segura, para que de ese modo estén disponibles para su revisión en cualquier momento. Es aconsejable tener un sistema de archivo y almacenamiento de actas, para así poder acceder fácilmente en caso de ser necesario.

Firma de las actas: resulta vital que las actas sean firmadas por los miembros de la reunión o por el encargado de redactar el acta, para responder por su autenticidad y su validez legal.

Versión final: asimismo, es necesario asegurar que se tenga una versión final del acta, que haya sido revisada y aprobada por los miembros de la reunión o por el órgano correspondiente. Esta versión final debe ser la que se distribuya y se almacene.

Accesibilidad: se requiere cerciorarse de que las actas estén disponibles para su revisión por cualquier persona interesada, ya sea a través de un sistema de archivo en línea o a través de una copia física disponible en un lugar público.

Cambios y erratas: se debe tener un proceso en marcha para registrar y aplicar cambios y correcciones a las actas, en caso de que se detecten errores o imprecisiones.

Comunicación: implica tener una buena comunicación entre las personas que redactan las actas y los miembros de la reunión, para que las actas reflejen con precisión lo que se discutió y acordó.

Respeto de la privacidad: si el acta contiene información personal o confidencial, es pertinente garantizar que se respete la privacidad de las personas involucradas, y que se tomen medidas para proteger la información confidencial.

Ejemplo de un acta

ACTA N° 1

Asamblea Ordinaria de Accionistas

Fecha: 15 de diciembre de 2022

Hora de inicio: 10:00 a.m.

Lugar: Salón de Reuniones de la Empresa XYZ S.A.

Asistentes:

Accionistas con derecho a voto: Juan Pérez, María González, Pedro Martínez

Accionistas sin derecho a voto: Ana Rivera

Representante legal de la empresa: Juan Hernández

Secretario de la asamblea: Isabel Ortiz

Orden del día:

Lectura y aprobación del acta anterior

Informe de gestión del Consejo de Administración

Elección de nuevos miembros del Consejo de Administración

Aprobación del balance y cuenta de resultados del año anterior

Aprobación del presupuesto para el próximo año

Cualquier otro asunto a tratar

Desarrollo de la asamblea:

Se procedió a la lectura y aprobación del acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

El representante legal de la empresa presentó el informe de gestión del Consejo de Administración, el cual fue aprobado por mayoría de los accionistas presentes.

Se procedió a la elección de los nuevos miembros del Consejo de Administración, los cuales resultaron elegidos: Juan Pérez y Ana Rivera.

El balance y cuenta de resultados del año anterior fue aprobado por mayoría de los accionistas presentes.

El presupuesto para el próximo año fue aprobado por mayoría de los accionistas presentes.

No se presentó ningún otro asunto a tratar.

Hora de finalización: 12:00 p.m.

El secretario de la asamblea,

Isabel Ortiz.